Juntas de estatus, peloteos, lluvia de ideas y algo más

Si algo nos enseñó la pandemia fue a ser más eficientes y a valorar el tiempo. Aprendimos a ser más puntuales y a darle una hora de inicio y una hora de finalización a cada reunión, sin alargarlas (porque ya teníamos otra reunión esperando) y sin llegar tarde a ellas (porque ya no existía la disculpa del tráfico o del retraso del elevador o del café de última hora que se nos antojó previamente).

Si algo nos enseñó la pandemia fue a ser más eficientes y a valorar el tiempo.

 

Surgieron plataformas como Trello y Monday que nos facilitaron la asignación de tareas y su respectivo seguimiento sin necesidad de tardar horas enteras cada lunes haciendo juntas de estatus y tráfico. Y se generaron touch points o speeds para tocar base con cada persona del equipo y revisar avances en cuestión de minutos.

Surgieron plataformas como Trello y Monday que nos facilitaron la asignación de tareas y su respectivo seguimiento

 

Las reuniones largas de peloteos o lluvia de ideas se tuvieron que hacer más cortas porque el solo hecho de estar divididos en cuadritos en una pantalla, muchos de estos en negro por las múltiples razones de que hay gente con miedo a encender su cámara, hacía que lo que se tuviera que decir se dijera y se aprobara y se asignaran de manera inmediata roles para ejecutar las diferentes ideas.

Ahora de regreso al mundo presencial o a los modelos híbridos, deberíamos tener presentes algunas prácticas para hacer más eficientes las reuniones. Estos pueden ser 3 puntos muy concretos a la hora de citar a una reunión que pueden ayudar a la eficiencia y al mejor manejo del tiempo:

1. Propósito: definir para qué se quiere hacer la reunión y qué es lo que se espera que al final suceda o quede de esos minutos que se van a compartir.

2. Personas: no se trata de invitar por invitar a todo el equipo. Definir quiénes deben participar, por qué esas personas y cuál es el rol que va tener cada uno de ellos, ayuda a no generar montonera y a optimizar mejor el uso de recursos.

3. Proceso de la reunión: establecer en los primeros minutos por qué se va a hacer la reunión y qué se espera de ella, contar qué sucede (problemas, barreras), definir posibles caminos y soluciones y, finalmente, trazar lo que se va a hacer, quién lo va a hacer y en qué tiempo. Esto último es fundamental, pues si no hay responsable y no hay tiempo definido para hacer cada tarea, las cosas difícilmente sucederán.

3 puntos concretos a la hora de citar a una reunión: cuál es el propósito, a quién invitar y cómo se desarrolla el proceso de la reunión.